{"id":870,"date":"2026-04-10T10:18:16","date_gmt":"2026-04-10T08:18:16","guid":{"rendered":"https:\/\/akompano.fr\/?page_id=870"},"modified":"2026-04-10T19:11:26","modified_gmt":"2026-04-10T17:11:26","slug":"systeme-darchivage-electronique","status":"publish","type":"page","link":"https:\/\/akompano.fr\/index.php\/systeme-darchivage-electronique\/","title":{"rendered":"Syst\u00e8me d\u2019Archivage Electronique"},"content":{"rendered":"\n<h1 class=\"wp-block-heading has-text-align-left\">Quelle strat\u00e9gie de d\u00e9ploiement pour mon<br>Syst\u00e8me d\u2019Archivage Electronique (SAE) ?<\/h1>\n\n\n\n<div style=\"height:37px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n\n<h5 style=\"text-align: center;\"><strong><a href=\"#Usages\">Usages et strat\u00e9gie<\/a>\u00a0 &#8211;\u00a0 <a href=\"#Versements\">Modes de versement<\/a>\u00a0 &#8211;\u00a0 <a href=\"#Priorit\u00e9s\">Priorit\u00e9s<\/a>\u00a0 &#8211;\u00a0 <a href=\"#Quick-win\">Quick win<\/a>\u00a0 &#8211;\u00a0 <a href=\"#Impl\u00e9mentation\">Impl\u00e9mentation\u00a0<\/a><br \/><\/strong><br \/><strong><a href=\"#Approche\">Approche par m\u00e9tier<\/a>\u00a0 &#8211;\u00a0 <a href=\"#Strat\u00e9gies\">Strat\u00e9gies combin\u00e9es<\/a>\u00a0 &#8211;\u00a0 <a href=\"#M\u00e9thode\">M\u00e9thode<\/a><\/strong><\/h5>\n\n\n<div style=\"height:30px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n\n\n<hr class=\"wp-block-separator has-alpha-channel-opacity\"\/>\n\n\n\n<div style=\"height:30px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"Usages\">Comment d\u00e9velopper les usages de mon SAE, par o\u00f9 commencer et avec quelle ambition ?<\/h2>\n\n\n<p>Les phases de mise en \u0153uvre d\u2019un SAE s\u2019apparentent en partie \u00e0 celles d\u2019autres types d\u2019outils SI, habituellement men\u00e9es suivant les standards de la gestion de projets actuels : cycle en \u00ab V \u00bb, m\u00e9thode agile (voire notre synth\u00e8se sur le sujet) \u2026<\/p>\n<p>Avant cette mise en place, il convient d\u2019\u00e9tablir une strat\u00e9gie de d\u00e9ploiement qui permette d\u2019inscrire d\u00e9finitivement votre SAE et la politique d\u2019archivage dont il fait partie dans le SI de votre organisation.<\/p>\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-large\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"1024\" height=\"560\" src=\"https:\/\/akompano.fr\/wp-content\/uploads\/2026\/03\/SAE-1-1024x560.png\" alt=\"\" class=\"wp-image-871\" srcset=\"https:\/\/akompano.fr\/wp-content\/uploads\/2026\/03\/SAE-1-1024x560.png 1024w, https:\/\/akompano.fr\/wp-content\/uploads\/2026\/03\/SAE-1-300x164.png 300w, https:\/\/akompano.fr\/wp-content\/uploads\/2026\/03\/SAE-1-768x420.png 768w, https:\/\/akompano.fr\/wp-content\/uploads\/2026\/03\/SAE-1.png 1147w\" sizes=\"auto, (max-width: 1024px) 100vw, 1024px\" \/><\/figure>\n\n\n\n<div style=\"height:30px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n\n<p>Plusieurs facteurs peuvent complexifier cette strat\u00e9gie et inviter \u00e0 faire des choix structurants en la mati\u00e8re :<\/p>\n<ul>\n<li>Le nombre et l\u2019h\u00e9t\u00e9rog\u00e9n\u00e9it\u00e9 des outils existants, fonction notamment de la diversit\u00e9 des activit\u00e9s et du niveau d\u2019urbanisation du SI,<\/li>\n<li>La diversit\u00e9 des enjeux, fonction notamment des diff\u00e9rents m\u00e9tiers de l\u2019organisation (juridiques, r\u00e8glementaires, patrimoniaux, \u2026),<\/li>\n<li>L\u2019app\u00e9tence plus ou moins forte des directions m\u00e9tiers pour la question \u00ab archives \u00bb, souvent fonction des enjeux mais aussi des priorit\u00e9s op\u00e9rationnelles et de la culture interne,<\/li>\n<li>La nature et la complexit\u00e9 des flux d\u2019archivage \u00e0 mettre en \u0153uvre, tributaires notamment des caract\u00e9ristiques des outils existants.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n<div style=\"height:30px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"Versements\">Versements automatis\u00e9s versus d\u00e9p\u00f4ts manuels<\/h2>\n\n\n<p>Il est souvent difficile de faire reposer une strat\u00e9gie d\u2019archivage sur de seuls d\u00e9p\u00f4ts manuels \u00e0 l\u2019initiative des producteurs d\u2019archives. Cette approche peut n\u00e9anmoins s\u2019envisager dans certains cas, notamment pour int\u00e9grer des fonds d\u2019archives existants, dans le cadre d\u2019une op\u00e9ration de reprise, ou lorsque les gisements de donn\u00e9es sont peu nombreux mais tr\u00e8s critiques.<\/p>\n<p>Lorsque l\u2019information n\u2019est pas organis\u00e9e en amont (serveurs de fichiers bureautiques notamment), il est \u00e9galement difficile de proc\u00e9der autrement, \u00e0 moins de porter d\u2019abord son attention sur la mise en \u0153uvre d\u2019outils structurant cette production en amont (GED notamment).<\/p>\n<p>Dans les autres cas, l\u2019automatisation totale ou partielle des versements doit \u00eatre recherch\u00e9e autant que possible, rendant ainsi l&rsquo;archivage transparent pour la plupart des utilisateurs et reposant sur des r\u00e8gles pr\u00e9d\u00e9finies.<\/p>\n<p>Se pose alors la question des interfaces \u00e0 d\u00e9velopper avec les outils SI, qui n\u2019ont que rarement \u00e9t\u00e9 con\u00e7us pour cela, et qui peineront \u00e0 \u00e9voluer dans ce sens si on ne les y aide pas.<\/p>\n<p>A cet effet, des outils de type ETL (Extract Transform Load) ou bus applicatif, parfois d\u00e9j\u00e0 disponibles \u00e0 d\u2019autres fins, peuvent \u00eatre mis \u00e0 profit pour extraire et mettre en forme les donn\u00e9es.<\/p>\n<p>Cependant, esp\u00e9rer automatiser compl\u00e8tement la cha\u00eene peut n\u00e9cessiter un effort consid\u00e9rable, et des t\u00e2ches de contr\u00f4le et de retraitement des donn\u00e9es, simplement assist\u00e9es par l\u2019ordinateur, peuvent \u00eatre acceptables d\u00e8s lors qu\u2019elles impactent peu les m\u00e9tiers concern\u00e9s qu\u2019il ne faut pas d\u00e9courager.<\/p>\n\n\n<div style=\"height:30px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"Priorit\u00e9s\">Commencer par les SI les plus critiques sur le plan archivistique<\/h2>\n\n\n<p>Il convient de se focaliser prioritairement sur les donn\u00e9es dont on sait l\u2019archivage particuli\u00e8rement sensible, \u00e0 la fois parce qu\u2019elles correspondent \u00e0 des enjeux forts et parce que leurs conditions de conservations actuelles pr\u00e9sentent des risques majeurs.<\/p>\n<p>Cependant, pour garantir que le SAE est parfaitement op\u00e9rationnel et pour pallier votre manque d\u2019exp\u00e9rience en la mati\u00e8re, il peut \u00eatre utile d\u2019effectuer pr\u00e9alablement la prise en compte d\u2019un fonds dont l\u2019archivage n\u2019est pas critique mais peut \u00eatre r\u00e9alis\u00e9 rapidement sans complexit\u00e9 technique : faible volume, interface SI simple ou versement manuel, etc.<\/p>\n<p>Afin de limiter la charge et les d\u00e9lais pour un fonds critique dont l\u2019archivage s\u2019av\u00e8re complexe \u00e0 mettre en \u0153uvre, il peut \u00eatre utile d\u2019en segmenter le traitement :<\/p>\n<ul>\n<li>Archivage des flux de nouvelles informations avant de s\u2019attaquer \u00e0 la reprise d\u2019un probable stock d\u2019informations existantes \u00e0 archiver,<\/li>\n<li>R\u00e9alisation d\u2019une premi\u00e8re \u00e9tape de versement manuel dans le SAE, pour v\u00e9rifier le param\u00e9trage des m\u00e9tadonn\u00e9es et des services de recherche \/ consultation,<\/li>\n<li>Enrichissement progressif des services de l\u2019interface SI \uf0f3 SAE, dans une approche agile, par exemple en r\u00e9alisant dans un second sprint l\u2019acc\u00e8s en consultation depuis le SAE.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Ces r\u00e9serves mises \u00e0 part, archiver rapidement les donn\u00e9es sensibles, et apporter ainsi une valeur tangible, permettra de valoriser concr\u00e8tement la d\u00e9marche, notamment sur le plan strat\u00e9gique.<\/p>\n\n\n<div style=\"height:30px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"Quick-win\">Rechercher les \u00ab quick win \u00bb<\/h2>\n\n\n\n<p>Une autre approche consiste \u00e0 rechercher les cas les plus simples \u00e0 traiter, m\u00eame si les enjeux associ\u00e9s sont limit\u00e9s. Cela peut \u00eatre, par exemple, le d\u00e9commissionnement d\u2019une application rarement consult\u00e9e, mais dont les donn\u00e9es doivent \u00eatre conserv\u00e9es et la maintenance est co\u00fbteuse.<\/p>\n\n\n\n<p>Avantage : faire rapidement \u00e9tat de r\u00e9alisations concr\u00e8tes et affiner la m\u00e9thodologie avant de s\u2019engager dans des situations plus complexes.<br>Inconv\u00e9nient : comment mobiliser les m\u00e9tiers si un minimum d\u2019enjeux ne sont pas pr\u00e9sents derri\u00e8res ces r\u00e9alisations ?<\/p>\n\n\n\n<p>Attention \u00e9galement \u00e0 ne pas trop se disperser, avec le risque de ne plus avoir d\u2019\u00e9nergie \u00e0 consacrer au c\u0153ur des enjeux.<\/p>\n\n\n\n<div style=\"height:30px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"Impl\u00e9mentation\">Exp\u00e9rimenter les principaux cas d\u2019impl\u00e9mentation<\/h2>\n\n\n<p>Il n\u2019y a pas qu\u2019une fa\u00e7on de mettre en place un processus d\u2019archivage. Il s\u2019agit, le plus souvent, de d\u00e9finir diff\u00e9rents processus adapt\u00e9s aux diff\u00e9rentes situations : archivage au terme d\u2019une certaine dur\u00e9e ou \u00ab \u00e0 la source \u00bb, manuellement ou automatiquement, en flux ou p\u00e9riodiquement, consultation des archives directement via les interfaces utilisateurs de l\u2019application m\u00e9tier ou du SAE, \u2026<\/p>\n<p>Lorsque les processus d\u2019archivage sont vari\u00e9s, il est int\u00e9ressant de s\u00e9lectionner, d\u00e8s le d\u00e9marrage, un panel d\u2019applications repr\u00e9sentant cette diversit\u00e9.<br \/>Cette approche sera riche d\u2019enseignements pour le projet et permettra d\u2019adapter le dispositif en cons\u00e9quence.<\/p>\n<p>En se confrontant \u00e0 toutes les situations possibles, elle risque cependant de demander<br \/>beaucoup de temps et de repousser d\u2019autant la g\u00e9n\u00e9ralisation de la d\u00e9marche. Une<br \/>certaine agilit\u00e9 est donc n\u00e9cessaire, avec l\u2019implication des m\u00e9tiers concern\u00e9s, pour faire<br \/>avancer r\u00e9guli\u00e8rement la mise en place de l\u2019archivage \u00e9lectronique en se concentrant<br \/>sur les services indispensables.<\/p>\n\n\n<div style=\"height:30px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"Approche\">Raisonner par m\u00e9tier<\/h2>\n\n\n<p>Il est souvent difficile de mobiliser tr\u00e8s longtemps les directions m\u00e9tiers sur le sujet de l\u2019archivage.<br \/>Aussi, une op\u00e9ration cibl\u00e9e sur un m\u00e9tier, ayant vocation \u00e0 adresser largement les besoins principaux de celui-ci, dans un temps relativement court, pourra \u00eatre vue comme un investissement utile et ponctuel de la part des directions concern\u00e9es.<\/p>\n<p>Attention toutefois \u00e0 ne pas cr\u00e9er d\u2019illusions : l\u2019\u00e9volution des outils et des SI induit n\u00e9cessairement de revenir sur le sujet r\u00e9guli\u00e8rement, m\u00eame si l\u2019essentiel a \u00e9t\u00e9 fait en amont.<\/p>\n<p>Pr\u00e9requis associ\u00e9 \u00e0 une telle d\u00e9marche : s\u2019assurer au pr\u00e9alable que le m\u00e9tier concern\u00e9 pourra et voudra bien se mobiliser sur le sujet durant la p\u00e9riode souhait\u00e9e.<\/p>\n\n\n<div style=\"height:30px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"Strat\u00e9gies\">Un \u00ab mix \u00bb n\u00e9cessaire \u00e0 trouver entre ces diff\u00e9rentes strat\u00e9gies<\/h2>\n\n\n\n<p>Il est difficile de choisir entre ces diff\u00e9rentes approches et il sera conseill\u00e9 de combiner plusieurs d\u2019entre elles.<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-large\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"1024\" height=\"304\" src=\"https:\/\/akompano.fr\/wp-content\/uploads\/2026\/03\/SAE-2-1024x304.png\" alt=\"\" class=\"wp-image-872\" 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m\u00e9tier et informatiques concern\u00e9es ?<\/h2>\n\n\n<p>Parce qu\u2019un SAE est souvent moins visible des utilisateurs que d\u2019autres outils (voire totalement transparent), l\u2019approche en mati\u00e8re d\u2019accompagnement doit \u00eatre adapt\u00e9e par rapport aux m\u00e9thodologies traditionnelles de conduite du changement.<\/p>\n<p>L\u2019action doit \u00eatre centr\u00e9e en premier lieu sur les \u00e9quipes projets charg\u00e9es de mettre en \u0153uvre et de maintenir les syst\u00e8mes d\u2019information concern\u00e9s (ma\u00eetrises d\u2019ouvrage et ma\u00eetrise d\u2019\u0153uvre notamment), sur le management, et sur des r\u00e9f\u00e9rents m\u00e9tiers disposant d\u2019une vision fiable et transverse de l\u2019activit\u00e9 de leur entit\u00e9.<\/p>\n<p>Concernant les r\u00e9f\u00e9rents, des collaborateurs intervenants dans les domaines de la qualit\u00e9, de l\u2019organisation, des m\u00e9thodes ou encore de la gestion documentaire seront souvent pertinents et sensibles \u00e0 la d\u00e9marche.<\/p>\n<p>La formalisation des enjeux et des risques sp\u00e9cifiques \u00e0 chaque m\u00e9tier permettra d\u2019impliquer les d\u00e9cisionnaires de l\u2019entit\u00e9, de prioriser les actions \u00e0 mener et de mobiliser les moyens appropri\u00e9s.<\/p>\n<p>Devant un sujet complexe \u00e0 appr\u00e9hender et rarement \u00ab c\u0153ur de m\u00e9tier \u00bb, il est indispensable d\u2019apporter au m\u00e9tier de l\u2019expertise et de l\u2019accompagnement, en amont pour faire les bons choix, puis en aval pour impl\u00e9menter les processus.<\/p>\n<p>Il peut \u00eatre opportun de profiter d\u2019un projet d\u2019\u00e9volution des applications concern\u00e9es pour y int\u00e9grer l\u2019archivage, permettant de mutualiser la d\u00e9marche projet associ\u00e9e.<\/p>\n<p>Dans tous les cas, les ressources mobilisables pour cela \u00e9tant rarement illimit\u00e9es, il est essentiel d\u2019industrialiser la m\u00e9thode de d\u00e9ploiement autour de quelques \u00e9tapes cl\u00e9s, \u00e0 mettre en \u0153uvre autant de fois que de p\u00e9rim\u00e8tres \u00e0 adresser :<\/p>\n\n\n<figure class=\"wp-block-image aligncenter size-full is-resized\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"955\" height=\"595\" src=\"https:\/\/akompano.fr\/wp-content\/uploads\/2026\/03\/SAE-3.png\" alt=\"\" class=\"wp-image-874\" style=\"aspect-ratio:1.6050686378035903;width:538px;height:auto\" srcset=\"https:\/\/akompano.fr\/wp-content\/uploads\/2026\/03\/SAE-3.png 955w, https:\/\/akompano.fr\/wp-content\/uploads\/2026\/03\/SAE-3-300x187.png 300w, https:\/\/akompano.fr\/wp-content\/uploads\/2026\/03\/SAE-3-768x478.png 768w\" sizes=\"auto, (max-width: 955px) 100vw, 955px\" \/><\/figure>\n\n\n<p>Le r\u00f4le de l\u2019\u00e9quipe projet \u00ab archivage \u00e9lectronique \u00bb est de porter conjointement avec le m\u00e9tier concern\u00e9 au moins les 3 premi\u00e8res phases, id\u00e9alement dans un temps relativement court.<\/p>\n<p>La quatri\u00e8me phase \u00e9tant plus longue, il s\u2019agit surtout de suivre l\u2019avancement de la d\u00e9marche et d\u2019apporter une expertise ponctuelle pour lever les points d\u2019arbitrage op\u00e9rationnels et s\u2019assurer de la coh\u00e9rence de ces choix avec ceux de l\u2019organisation dans son ensemble.<\/p>\n\n\n<div style=\"height:30px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n\n\n<div style=\"height:30px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n\n\n<div class=\"wp-block-buttons is-content-justification-center is-layout-flex wp-container-core-buttons-is-layout-a89b3969 wp-block-buttons-is-layout-flex\">\n<div class=\"wp-block-button\"><a class=\"wp-block-button__link wp-element-button\" href=\"https:\/\/akompano.fr\/\">A propos d&rsquo;Akompano<\/a><\/div>\n\n\n\n<div class=\"wp-block-button\"><a class=\"wp-block-button__link has-text-align-left wp-element-button\" href=\"https:\/\/akompano.fr\/index.php\/vision-3\/\">Tous nos 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Usages et strat\u00e9gie\u00a0 &#8211;\u00a0 Modes de versement\u00a0 &#8211;\u00a0 Priorit\u00e9s\u00a0 &#8211;\u00a0 Quick win\u00a0 &#8211;\u00a0 Impl\u00e9mentation\u00a0Approche par m\u00e9tier\u00a0 &#8211;\u00a0 Strat\u00e9gies combin\u00e9es\u00a0 &#8211;\u00a0 M\u00e9thode Comment d\u00e9velopper les usages de mon SAE, par o\u00f9 commencer et avec quelle ambition ? 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