{"id":937,"date":"2026-04-10T10:25:40","date_gmt":"2026-04-10T08:25:40","guid":{"rendered":"https:\/\/akompano.fr\/?page_id=937"},"modified":"2026-04-10T19:11:03","modified_gmt":"2026-04-10T17:11:03","slug":"gestion-electronique-de-documents","status":"publish","type":"page","link":"https:\/\/akompano.fr\/index.php\/gestion-electronique-de-documents\/","title":{"rendered":"Gestion Electronique de Documents"},"content":{"rendered":"\n<h1 class=\"wp-block-heading\">Gestion Electronique de Documents :<br>quelle strat\u00e9gie \u00ab Outil(s) \u00bb ?<\/h1>\n\n\n\n<div style=\"height:30px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n\n<h6><strong><span style=\"color: #009344;\"><a href=\"#Concept\">Concept\u00a0<\/a> &#8211;\u00a0 <a href=\"#Solutions\">Solutions\u00a0<\/a> &#8211;\u00a0 <a href=\"#Approche\">Approche\u00a0<\/a> &#8211;\u00a0 <a href=\"#Int\u00e9gration\">Int\u00e9gration\u00a0<\/a> &#8211;\u00a0 <a href=\"#Utilisateur\">Utilisateur\u00a0<\/a> &#8211;\u00a0 <a href=\"#Archivage\">Archivage\u00a0<\/a> &#8211;\u00a0 <a href=\"#Organisation\">Organisation<\/a><\/span><\/strong><\/h6>\n\n\n<div style=\"height:30px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n\n\n<hr class=\"wp-block-separator has-alpha-channel-opacity\"\/>\n\n\n\n<div style=\"height:30px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"Concept\">GED : un concept et des d\u00e9clinaisons multiples<\/h2>\n\n\n<p>Le terme GED est depuis longtemps entr\u00e9 dans le quotidien de tout professionnel concern\u00e9 par la qualit\u00e9 et l\u2019efficience de la production documentaire num\u00e9rique dans le cadre de son activit\u00e9.<\/p>\n<p>De nombreux d\u00e9bats occupent les experts pour d\u00e9terminer les fonctionnalit\u00e9s indispensables \u00e0 un outil informatique pour \u00eatre qualifi\u00e9 de GED. Ayons l\u2019esprit large : une GED est un outil \u2026 g\u00e9rant des documents (plus ou moins bien) ! En fonction des besoins effectifs, il s\u2019agira :<\/p>\n<ul>\n<li>d\u2019y \u00ab capturer \u00bb diff\u00e9rentes formes de documents (bureautique, documents num\u00e9ris\u00e9s, \u00e9tats produits par des applications, courriels\u2026), et ce \u00e0 diff\u00e9rentes \u00e9tapes de leur cycle de vie (document de travail, version \u00e9labor\u00e9e collectivement, document final \/ sign\u00e9 \/ diffus\u00e9, archive&#8230;)<\/li>\n<li>d\u2019organiser ceux-ci suivant des r\u00e8gles de classement ou d\u2019indexation, de fa\u00e7on \u00e0 en g\u00e9rer le cycle de vie et \u00e0 les retrouver en toutes circonstances,<\/li>\n<li>d\u2019en faciliter le partage, la circulation, le traitement, la validation, la diffusion et l\u2019archivage, en ayant recours notamment \u00e0 des fonctions de workflow.<\/li>\n<\/ul>\n<p>De plus, le concept de document se d\u00e9cline en de nombreuses r\u00e9alit\u00e9s h\u00e9t\u00e9rog\u00e8nes, qui n\u2019ont en commun que de ne pas \u00eatre des donn\u00e9es structur\u00e9es : documents de la bureautique, courriels, plans, sources informatiques, \u00e9ditions \/ rapports produits automatiquement, fichiers XML, photos, vid\u00e9os, etc.<\/p>\n\n\n<div style=\"height:30px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image aligncenter size-large is-resized\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"721\" height=\"1024\" src=\"https:\/\/akompano.fr\/wp-content\/uploads\/2026\/03\/GED-1-721x1024.png\" alt=\"\" class=\"wp-image-939\" style=\"width:644px;height:auto\" srcset=\"https:\/\/akompano.fr\/wp-content\/uploads\/2026\/03\/GED-1-721x1024.png 721w, https:\/\/akompano.fr\/wp-content\/uploads\/2026\/03\/GED-1-211x300.png 211w, https:\/\/akompano.fr\/wp-content\/uploads\/2026\/03\/GED-1.png 769w\" sizes=\"auto, (max-width: 721px) 100vw, 721px\" \/><\/figure>\n\n\n\n<div style=\"height:30px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n\n<p>Exp\u00e9rience aidant, nous pouvons d\u00e9composer les \u00ab besoins de GED \u00bb en 5 grandes cat\u00e9gories :<\/p>\n\n\n<div style=\"height:30px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image aligncenter size-large is-resized\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"785\" height=\"1024\" src=\"https:\/\/akompano.fr\/wp-content\/uploads\/2026\/03\/GED-2-785x1024.png\" alt=\"\" class=\"wp-image-940\" style=\"aspect-ratio:0.7666055627638665;width:681px;height:auto\" srcset=\"https:\/\/akompano.fr\/wp-content\/uploads\/2026\/03\/GED-2-785x1024.png 785w, https:\/\/akompano.fr\/wp-content\/uploads\/2026\/03\/GED-2-230x300.png 230w, https:\/\/akompano.fr\/wp-content\/uploads\/2026\/03\/GED-2-768x1002.png 768w, https:\/\/akompano.fr\/wp-content\/uploads\/2026\/03\/GED-2.png 796w\" sizes=\"auto, (max-width: 785px) 100vw, 785px\" \/><\/figure>\n\n\n\n<div style=\"height:30px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n\n<p>L\u2019importance relative accord\u00e9e \u00e0 ces diff\u00e9rentes cat\u00e9gories par une organisation aidera \u00e0 formaliser le projet et orientera en cons\u00e9quence le choix des outils :<\/p>\n<ul>\n<li>Le besoin est parfois centr\u00e9 sur une ou deux cat\u00e9gories ce qui invitera \u00e0 rechercher une solution \u00ab pure player \u00bb (\u00e9diteur sp\u00e9cialis\u00e9),<\/li>\n<li>Il peut aussi \u00eatre plus diffus et n\u00e9cessiter une solution transverse, capable de couvrir un spectre tr\u00e8s large voire plusieurs outils distincts.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n<div style=\"height:30px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"Solutions\">De nombreuses solutions disponibles sur le march\u00e9 mais qui ne couvrent pas les m\u00eames besoins et ne sont pas adapt\u00e9es \u00e0 tous types de structures<\/h2>\n\n\n<p>A partir d\u2019un besoin formalis\u00e9, il s\u2019agira ensuite de ne pas se disperser en s\u00e9lectionnant les bons outils \u00e0 qualifier. L\u00e0 encore, une cat\u00e9gorisation g\u00e9n\u00e9rale de ces outils facilitera cette s\u00e9lection, avec sch\u00e9matiquement, 5 grandes cat\u00e9gories auxquels peuvent \u00eatre associ\u00e9s les besoins ci-dessus :<\/p>\n\n\n<div style=\"height:30px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image aligncenter size-full is-resized\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"765\" height=\"847\" src=\"https:\/\/akompano.fr\/wp-content\/uploads\/2026\/03\/GED-3.png\" alt=\"\" class=\"wp-image-941\" style=\"aspect-ratio:0.9031849064924684;width:658px;height:auto\" srcset=\"https:\/\/akompano.fr\/wp-content\/uploads\/2026\/03\/GED-3.png 765w, https:\/\/akompano.fr\/wp-content\/uploads\/2026\/03\/GED-3-271x300.png 271w\" sizes=\"auto, (max-width: 765px) 100vw, 765px\" \/><\/figure>\n\n\n\n<div style=\"height:30px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n\n<p>La couverture fonctionnelle effective, le mod\u00e8le \u00e9conomique de l\u2019\u00e9diteur (licences ou redevances annuelles), l\u2019impl\u00e9mentation en SAAS ou \u00ab on premise \u00bb, les r\u00e9f\u00e9rences similaires observ\u00e9es dans des contextes proches seront ensuite autant de crit\u00e8res qui permettront de d\u00e9partager les solutions associ\u00e9es aux cat\u00e9gories les plus pertinentes.<\/p>\n\n\n<div style=\"height:30px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"Approche\">Approche verticale versus transversale<\/h2>\n\n\n<p>Une tentation bien naturelle consistera \u00e0 rechercher l\u2018outil capable de couvrir la totalit\u00e9 des besoins, au risque de n\u2019y r\u00e9pondre que partiellement et de consacrer une \u00e9nergie cons\u00e9quente pour l\u2019adapter.<\/p>\n<p>Il peut \u00eatre parfois plus raisonnable d\u2019acter de la grande diversit\u00e9 de ses besoins et de choisir en cons\u00e9quence plusieurs outils sp\u00e9cialis\u00e9s sur tout ou partie d\u2019entre eux.<\/p>\n<p>Cette analyse permet souvent d\u2019\u00e9tablir un compromis entre des solutions tr\u00e8s verticales et parfaitement int\u00e9gr\u00e9es mais d\u00e9multipliant les outils, et des solutions transversales mais qui peinent \u00e0 se g\u00e9n\u00e9raliser sur l\u2019ensemble du p\u00e9rim\u00e8tre vis\u00e9.<\/p>\n<p>Le parc applicatif existant, les comp\u00e9tences techniques internes disponibles et les moyens financiers mobilisables contribueront \u00e9galement au choix d\u2019une strat\u00e9gie adapt\u00e9e au contexte.<\/p>\n\n\n<div style=\"height:30px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"Int\u00e9gration\">Int\u00e9gration avec les applications m\u00e9tiers <br>et GED \u00ab techniques \u00bb<\/h2>\n\n\n<p>Lorsque le contexte induit de devoir s\u2019interfacer avec diff\u00e9rentes applications m\u00e9tiers existantes, plusieurs questions sp\u00e9cifiques se poseront :<\/p>\n<ul>\n<li>Comment faire cohabiter l\u2019interface utilisateur de la GED et celle de mon application sur le poste de travail de l\u2019utilisateur ?<\/li>\n<li>Peut-on cr\u00e9er un seul et m\u00eame r\u00e9f\u00e9rentiel documentaire utilis\u00e9 par ces diff\u00e9rentes applications et \u00e9viter ainsi les copies d\u2019un m\u00eame document ?<\/li>\n<li>Quels protocoles utilis\u00e9s pour automatiser les processus de saisie et d\u2019alimentation ? \u2026<\/li>\n<\/ul>\n<p>Suivant les contextes, la GED peut \u00eatre vue :<\/p>\n<ul>\n<li>Soit comme un nouvel environnement \u00e0 part enti\u00e8re, compos\u00e9e de sa propre interface utilisateurs,<\/li>\n<li>Soit ne constituer qu\u2019une brique technique de l\u2019application m\u00e9tier, n\u2019ayant pas vocation \u00e0 sortir de son cadre et invisible de l\u2019utilisateur. Dans ce cas, la mise en \u0153uvre d\u2019un r\u00e9f\u00e9rentiel documentaire unique \u00e0 l\u2019\u00e9chelle de l\u2019entit\u00e9 sera compromise, mais cette approche garantira davantage la coh\u00e9sion technique avec l\u2019application et l\u2019exp\u00e9rience utilisateur tout en s\u00e9curisant les documents, ce qui n\u2019est d\u00e9j\u00e0 pas si mal !<\/li>\n<\/ul>\n\n\n<div style=\"height:30px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"Utilisateur\">N\u2019oublions pas l\u2019utilisateur final et son poste de travail<\/h2>\n\n\n<p>Dans d\u2019autres contextes et notamment lorsque l\u2019utilisation des outils bureautiques est pr\u00e9pond\u00e9rante, la GED entrera en concurrence avec les outils empiriques utilis\u00e9s jusqu\u2019ici (serveurs de fichiers, messagerie\u2026), avec l\u2019avantage pour ces derniers d\u2019\u00eatre bien ma\u00eetris\u00e9s par les utilisateurs et de disposer du stock de documents d\u00e9j\u00e0 produits.<\/p>\n<p>Le succ\u00e8s de la d\u00e9marche d\u00e9pendra alors de la capacit\u00e9 de l\u2019outil \u00e0 s\u2019imposer naturellement dans l\u2019environnement de travail, notamment en termes d\u2019ergonomie, tout en apportant une valeur ajout\u00e9e directe aux personnes charg\u00e9es de l\u2019alimenter.<\/p>\n<p>Une interface complexe, trop de r\u00e8gles de saisie \u00e0 respecter d\u00e9courageront rapidement<br \/>l\u2019utilisateur au d\u00e9triment des objectifs vis\u00e9s.<\/p>\n<p>Dans ce cadre, les interfaces de type \u00ab Drive \u00bb, se rapprochant de celles de l\u2019explorateur Windows, permettront d\u2019imposer un cadre souple et acceptable par le plus grand nombre, \u00e0 condition de bien ma\u00eetriser les limites de ce type d\u2019interfaces (gestion des m\u00e9tadonn\u00e9es notamment).<\/p>\n<p>La strat\u00e9gie de migration des documents existants sera \u00e9galement d\u00e9terminante pour engager durablement l\u2019utilisateur dans son nouvel environnement de travail, moyennant une reprise suffisamment large et l\u2019encourageant \u00e0 ne plus utiliser ses anciens outils.<\/p>\n\n\n<div style=\"height:30px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"Archivage\">Et l\u2019archivage \u00e9lectronique dans tout cela<\/h2>\n\n\n<p>Une GED r\u00e9pond rarement strictement aux exigences d\u2019int\u00e9grit\u00e9, de p\u00e9rennit\u00e9 et de tra\u00e7abilit\u00e9 que l\u2019on doit attendre d\u2019un syst\u00e8me d\u2019archivage \u00e9lectronique (SAE).<\/p>\n<p>Pour autant, il est difficile d\u2019alimenter un SAE tant que ce que l\u2019on doit archiver n\u2019est pas un tant soit peu organis\u00e9, service auquel r\u00e9pond la GED. Elle pourra ainsi servir de sas de pr\u00e9paration, en amont du SAE.<\/p>\n<p>Lorsque les documents concern\u00e9s pr\u00e9sentent une force probante qu\u2019il convient de garantir au plus t\u00f4t dans le processus, des versements continus dans le SAE \u00ab \u00e0 la source \u00bb, depuis la GED ayant servi \u00e0 capturer ces documents, permettront de s\u00e9curiser le dispositif.<\/p>\n<p>Dans tous les cas, outils de GED et d\u2019archivage \u00e9lectronique sont compl\u00e9mentaires et ont tout int\u00e9r\u00eat \u00e0 \u00eatre con\u00e7us en coh\u00e9rence, en se posant toutes les bonnes questions sur l\u2019ensemble du cycle de vie.<\/p>\n\n\n<div style=\"height:30px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image aligncenter size-full\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"1126\" height=\"544\" src=\"https:\/\/akompano.fr\/wp-content\/uploads\/2026\/03\/GED-4-1.png\" alt=\"\" class=\"wp-image-949\" srcset=\"https:\/\/akompano.fr\/wp-content\/uploads\/2026\/03\/GED-4-1.png 1126w, https:\/\/akompano.fr\/wp-content\/uploads\/2026\/03\/GED-4-1-300x145.png 300w, https:\/\/akompano.fr\/wp-content\/uploads\/2026\/03\/GED-4-1-1024x495.png 1024w, https:\/\/akompano.fr\/wp-content\/uploads\/2026\/03\/GED-4-1-768x371.png 768w\" sizes=\"auto, (max-width: 1126px) 100vw, 1126px\" \/><\/figure>\n\n\n\n<div style=\"height:30px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"Organisation\">Ne pas n\u00e9gliger l\u2019organisation et la conduite du changement<\/h2>\n\n\n<p>Quels que soient vos besoins \u00e0 couvrir et l\u2019outil que vous retiendrez, les projets de GED conduisent \u00e0 des changements de pratiques importants et ne sauraient r\u00e9ussir sans une volont\u00e9 strat\u00e9gique, l\u2019implication du management et un important effort d\u2019accompagnement des utilisateurs.<\/p>\n<p>Tout ceci s\u2019anticipe, et induit surtout que les bonnes comp\u00e9tences soient mobilis\u00e9es en nombre suffisant et de la bonne fa\u00e7on, non seulement pour mettre en \u0153uvre la solution technique mais aussi emporter l\u2019adh\u00e9sion des futurs utilisateurs avant, pendant et apr\u00e8s chaque d\u00e9ploiement successif de la solution.<\/p>\n\n\n<div style=\"height:30px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-full\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"967\" height=\"484\" src=\"https:\/\/akompano.fr\/wp-content\/uploads\/2026\/03\/GED-5.png\" alt=\"\" class=\"wp-image-948\" srcset=\"https:\/\/akompano.fr\/wp-content\/uploads\/2026\/03\/GED-5.png 967w, https:\/\/akompano.fr\/wp-content\/uploads\/2026\/03\/GED-5-300x150.png 300w, https:\/\/akompano.fr\/wp-content\/uploads\/2026\/03\/GED-5-768x384.png 768w\" sizes=\"auto, (max-width: 967px) 100vw, 967px\" \/><\/figure>\n\n\n\n<div style=\"height:100px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n\n\n<div class=\"wp-block-buttons is-content-justification-center is-layout-flex wp-container-core-buttons-is-layout-a89b3969 wp-block-buttons-is-layout-flex\">\n<div class=\"wp-block-button\"><a class=\"wp-block-button__link wp-element-button\" href=\"https:\/\/akompano.fr\/\">A propos d&rsquo;Akompano<\/a><\/div>\n\n\n\n<div class=\"wp-block-button\"><a class=\"wp-block-button__link has-text-align-left wp-element-button\" href=\"https:\/\/akompano.fr\/index.php\/vision-3\/\">Tous nos articles<\/a><\/div>\n<\/div>\n\n\n\n<p><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Gestion Electronique de Documents :quelle strat\u00e9gie \u00ab Outil(s) \u00bb ? 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