Secteur public et archivage électronique :
faites le point sur la mutualisation
Projets mutualisés – Cadre juridique et normatif – Stratégie d’ouverture – Conditions de réussite
Des projets mutualisés d’archivage électronique en fort développement
Ces dix dernières années, le nombre de projets d’archivage électronique s’est fortement développé au sein des structures publiques, impliquant un nombre croissant de services de l’Etat et de collectivités territoriales.
Les actions de communication réalisées par l’Etat autour de Vitam, ainsi que les dispositifs d’accompagnement et de financement proposés par le Service Interministériel des Archives de France – SIAF (AD-Essor devenu Archives Numériques en Territoire pour les collectivités, DIAMAN pour les services centraux de l’Etat) ont fortement contribué à cette dynamique, mettant en avant auprès des décideurs les
enjeux auxquels répond l’archivage électronique, valorisant des solutions techniques et organisationnelles de plus en plus matures, intégrant cette thématique dans une approche plus globale autour de la gouvernance de la donnée publique.
Ces projets concernent encore essentiellement des grandes structures (ministères et grands opérateurs pour l’Etat, Départements, grandes villes et EPCI pour les collectivités) et restent souvent centrés sur les besoins de ces mêmes structures.
Toutefois, de plus en plus de projets s’inscrivent dans la perspective d’une mutualisation, à différentes échelles, entre acteurs publics.
Ces initiatives mutualisées répondent en premier lieu à un soucis de rationalisation des moyens et de partage des compétences.
Un cadre juridique et normatif offrant différentes possibilités
Ces démarches sont également encouragées par les évolutions récentes du cadre règlementaire et normatif, à commencer par celles apportées au Code du Patrimoine et à la doctrine associée.
Des questions d’interprétation des textes se posent encore parfois. Toutefois, le champ des possibles juridiques se précise et se fait plus large. Ainsi, 4 scénarios juridiques et génériques peuvent être mis en avant :
Quelle stratégie d’ouverture pour quels moyens ?
L’utilisation, le cas échéant combinée, de ces 4 concepts peut contribuer à définir à la fois la nature du service à proposer et les moyens à mettre en œuvre pour garantir la qualité et l’efficience du service ainsi proposé.
Fort de ces possibilités, une question essentielle reste à instruire à l’échelle de chaque projet mutualisé : quelle ambition donner à la démarche et quelles conséquences en termes de moyens ?
Sur cette question, 2 stratégies, tout autant légitimes l’une que l’autre peuvent être envisagées :
Les autres conditions de réussite d’une démarche mutualisée
Les prérequis et conditions de mise en œuvre de ces 2 stratégies sont différents et à adapter en fonction du contexte de chaque projet d’ouverture.
Dans tous les cas, 5 thématiques essentielles nous semblent devoir être considérées :
