Gestion Electronique de Documents :
quelle stratégie « Outil(s) » ?

Concept  –  Solutions  –  Approche  –  Intégration  –  Utilisateur  –  Archivage  –  Organisation

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GED : un concept et des déclinaisons multiples

Le terme GED est depuis longtemps entré dans le quotidien de tout professionnel concerné par la qualité et l’efficience de la production documentaire numérique dans le cadre de son activité.

De nombreux débats occupent les experts pour déterminer les fonctionnalités indispensables à un outil informatique pour être qualifié de GED. Ayons l’esprit large : une GED est un outil … gérant des documents (plus ou moins bien) ! En fonction des besoins effectifs, il s’agira :

• d’y « capturer » différentes formes de documents (bureautique, documents numérisés, états produits par des applications, courriels…), et ce à différentes étapes de leur cycle de vie (document de travail, version élaborée collectivement, document final / signé / diffusé, archive…)
• d’organiser ceux-ci suivant des règles de classement ou d’indexation, de façon à en gérer le cycle de vie et à les retrouver en toutes circonstances,
• d’en faciliter le partage, la circulation, le traitement, la validation, la diffusion et l’archivage, en ayant recours notamment à des fonctions de workflow.

De plus, le concept de document se décline en de nombreuses réalités hétérogènes, qui n’ont en commun que de ne pas être des données structurées : documents de la bureautique, courriels, plans, sources informatiques, éditions / rapports produits automatiquement, fichiers XML, photos, vidéos, etc.

Expérience aidant, nous pouvons décomposer les « besoins de GED » en 5 grandes catégories :

L’importance relative accordée à ces différentes catégories par une organisation aidera à formaliser le projet et orientera en conséquence le choix des outils :

• Le besoin est parfois centré sur une ou deux catégories ce qui invitera à rechercher une solution « pure player » (éditeur spécialisé),
• Il peut aussi être plus diffus et nécessiter une solution transverse, capable de couvrir un spectre très large voire plusieurs outils distincts.

De nombreuses solutions disponibles sur le marché mais qui ne couvrent pas les mêmes besoins et ne sont pas adaptées à tous types de structures

A partir d’un besoin formalisé, il s’agira ensuite de ne pas se disperser en sélectionnant les bons outils à qualifier. Là encore, une catégorisation générale de ces outils facilitera cette sélection, avec schématiquement, 5 grandes catégories auxquels peuvent être associés les besoins ci-dessus :

La couverture fonctionnelle effective, le modèle économique de l’éditeur (licences ou redevances annuelles), l’implémentation en SAAS ou « on premise », les références similaires observées dans des contextes proches seront ensuite autant de critères qui permettront de départager les solutions associées aux catégories les plus pertinentes.

Approche verticale versus transversale

Une tentation bien naturelle consistera à rechercher l‘outil capable de couvrir la totalité des besoins, au risque de n’y répondre que partiellement et de consacrer une énergie conséquente pour l’adapter.

Il peut être parfois plus raisonnable d’acter de la grande diversité de ses besoins et de choisir en conséquence plusieurs outils spécialisés sur tout ou partie d’entre eux.

Cette analyse permet souvent d’établir un compromis entre des solutions très verticales et parfaitement intégrées mais démultipliant les outils, et des solutions transversales mais qui peinent à se généraliser sur l’ensemble du périmètre visé.

Le parc applicatif existant, les compétences techniques internes disponibles et les moyens financiers mobilisables contribueront également au choix d’une stratégie adaptée au contexte.

Intégration avec les applications métiers
et GED « techniques »

Lorsque le contexte induit de devoir s’interfacer avec différentes applications métiers existantes, plusieurs questions spécifiques se poseront :

• Comment faire cohabiter l’interface utilisateur de la GED et celle de mon application sur le poste de travail de l’utilisateur ?
• Peut-on créer un seul et même référentiel documentaire utilisé par ces différentes applications et éviter ainsi les copies d’un même document ?
• Quels protocoles utilisés pour automatiser les processus de saisie et d’alimentation ? …

Suivant les contextes, la GED peut être vue :

• Soit comme un nouvel environnement à part entière, composée de sa propre interface utilisateurs,
• Soit ne constituer qu’une brique technique de l’application métier, n’ayant pas vocation à sortir de son cadre et invisible de l’utilisateur. Dans ce cas, la mise en œuvre d’un référentiel documentaire unique à l’échelle de l’entité sera compromise, mais cette approche garantira davantage la cohésion technique avec l’application et l’expérience utilisateur tout en sécurisant les documents, ce qui n’est déjà pas si mal !

N’oublions pas l’utilisateur final et son poste de travail

Dans d’autres contextes et notamment lorsque l’utilisation des outils bureautiques est prépondérante, la GED entrera en concurrence avec les outils empiriques utilisés jusqu’ici (serveurs de fichiers, messagerie…), avec l’avantage pour ces derniers d’être bien maîtrisés par les utilisateurs et de disposer du stock de documents déjà produits.

Le succès de la démarche dépendra alors de la capacité de l’outil à s’imposer naturellement dans l’environnement de travail, notamment en termes d’ergonomie, tout en apportant une valeur ajoutée directe aux personnes chargées de l’alimenter.

Une interface complexe, trop de règles de saisie à respecter décourageront rapidement
l’utilisateur au détriment des objectifs visés.

Dans ce cadre, les interfaces de type « Drive », se rapprochant de celles de l’explorateur Windows, permettront d’imposer un cadre souple et acceptable par le plus grand nombre, à condition de bien maîtriser les limites de ce type d’interfaces (gestion des métadonnées notamment).

La stratégie de migration des documents existants sera également déterminante pour engager durablement l’utilisateur dans son nouvel environnement de travail, moyennant une reprise suffisamment large et l’encourageant à ne plus utiliser ses anciens outils.

Et l’archivage électronique dans tout cela

Une GED répond rarement strictement aux exigences d’intégrité, de pérennité et de traçabilité que l’on doit attendre d’un système d’archivage électronique (SAE).

Pour autant, il est difficile d’alimenter un SAE tant que ce que l’on doit archiver n’est pas un tant soit peu organisé, service auquel répond la GED. Elle pourra ainsi servir de sas de préparation, en amont du SAE.

Lorsque les documents concernés présentent une force probante qu’il convient de garantir au plus tôt dans le processus, des versements continus dans le SAE « à la source », depuis la GED ayant servi à capturer ces documents, permettront de sécuriser le dispositif.

Dans tous les cas, outils de GED et d’archivage électronique sont complémentaires et ont tout intérêt à être conçus en cohérence, en se posant toutes les bonnes questions sur l’ensemble du cycle de vie.

Ne pas négliger l’organisation et la conduite du changement

Quels que soient vos besoins à couvrir et l’outil que vous retiendrez, les projets de GED conduisent à des changements de pratiques importants et ne sauraient réussir sans une volonté stratégique, l’implication du management et un important effort d’accompagnement des utilisateurs.

Tout ceci s’anticipe, et induit surtout que les bonnes compétences soient mobilisées en nombre suffisant et de la bonne façon, non seulement pour mettre en œuvre la solution technique mais aussi emporter l’adhésion des futurs utilisateurs avant, pendant et après chaque déploiement successif de la solution.