Labellisation Numérique Responsable : notre retour d’expérience
Karine Courchay
Nos motivations – Numérique et développement durable – Une démarche vertueuse – Perspectives
Nos motivations
Akompano s’est engagé début 2023 dans une démarche de développement autour du Numérique Responsable.
L’objectif initial de cette démarche était de définir comment nous pouvions accompagner nos clients dans la réponse aux enjeux de la sobriété numérique, dans le cadre de nos prestations traditionnelles, voire au travers d’une nouvelle offre de services dédiée.
Après une première réflexion, nous avons décidé d’engager notre propre démarche de labellisation Numérique Responsable, pour nous confronter aussi concrètement que possible au sujet en l’appliquant d’abord à nos propres usages et moyens.
A la suite de notre labellisation fin 2023, nous vous livrons les premiers enseignements de cette démarche ainsi que nos réflexions pour l’avenir.
Le numérique, ami ou ennemi du développement durable ?
Il est évidemment vertueux d’éteindre son ordinateur chaque soir et d’utiliser des équipements limitant la consommation d’énergie électrique.
La priorité n’en reste pas moins de maîtriser la chaîne de fabrication des équipements, et notamment les matériaux et l’énergie qu’elle nécessite.
Autrement dit, le bon équipement informatique est avant tout celui qui n’a pas été fabriqué. A défaut, c’est celui qui pourra être le plus mutualisé, en cohérence avec ses capacités, et utilisé le plus longtemps possible pour éviter son remplacement.
Il est difficile de compter sur l’optimisation des postes de travail standardisés mis à notre disposition par les fabricants , mais il est toujours possible de ne pas surinvestir dans des capacités de stockage et des performances démesurées par rapport à ses besoins .
On peut s’interroger sur le devenir des « données froides » entreposées dans des data centers, quiet occupent des espaces disques considérables malgré leur faible degré d’utilisation et sur la part importante des documents numériques qui sont dans la même situation. A ce titre, quelques règles générales devraient être prises en compte :
- Encourager le décommissionnent des applications en fin de vie, en archivant les seules données utiles à conserver
- Éviter autant que possible les duplications et encourager la purge des données en luttant, dans la mesure possible, contre le naturel humain privilégiant le « au cas où » et le confort d’accès.
- Dans le cas des projets d’archivage électronique, force est de constater que les processus mis en œuvre s’intéressent en premier lieu au versement plutôt qu’à la purge des applications sources, au final que très rarement mis en œuvre,
- Plus généralement, les duplications induites notamment par de nouveaux dispositifs numériques doivent se justifier et être maîtrisées en conséquence, renvoyant à la définition de règles d’entreprise portées par une réelle gouvernance de l’information
- Enfin, dans un monde où l’instantanéité des échanges et accès est la règle, admettre que le niveau de service proposé en termes de performance et de disponibilité doit être en adéquation avec le besoin. Inutile par exemple d’asseoir un dispositif sur une infrastructure ultra-performante, si les accès sont rares et ne présentent pas un caractère d’urgence vital.
L’objectif est aussi d’arriver à concilier les enjeux du numérique responsable avec ceux d’autres politiques tout aussi légitimes pour les organisations, comme celles de sécurité, de souveraineté et de conformité.
De ce point de vue, force est de constater que ces différentes politiques peuvent conduire à des orientations contradictoires et donc peu conciliables.
A titre d’exemple, les politiques de sécurité induisent aujourd’hui de ne donner accès au composant du système d’information qu’aux seuls équipements reconnus par l’organisation. Faut-il pour autant que chaque fournisseur / partenaire, quelles que soient ses activités, se voit doté de tels équipements, au risque de ne plus pouvoir travailler ou d’accroitre considérablement la flotte d’ordinateurs déployés ?
Ce type de situation invite à promouvoir des politiques scalables et proportionnées aux besoins et risques réels de sécurité et d’associer à celles-ci des moyens techniques appropriés pour gérer des règles distinctes dans le cadre, une nouvelle fois, d’une gouvernance maîtrisée.
Une démarche de labellisation vertueuse, quel qu’en soit le résultat
Le fait d’afficher une labellisation lorsqu’on est un acteur du numérique ne peut être perçu que positivement par nos prospects et clients et justifier ainsi l’effort consenti.
Indépendamment de cela, nous avons pu profiter de cette occasion pour formaliser un ensemble de règles et de bonnes pratiques de bon sens et jusqu’ici sous-entendues, de nature à favoriser notre fonctionnement actuel et notre développement dans les années à venir.
Ce qui était jusqu’ici plus ou moins dans la tête de nos dirigeants et de nos salariés et plus ou moins appliqué au quotidien est désormais écrit, validé et partagé.
Même si ces documents ne se justifient pas complètement à l’échelle d’une entreprise de 9 personnes, nous sommes fiers de disposer d’une politique Numérique Responsable et d’une politique de sécurité des systèmes d’information, d’une charte d’utilisation de notre système d’information, d’un référentiel fixant les durées de conservation ou encore d’un inventaire actualisé de nos équipements et logiciels.
La production de ces documents nous a également conduits à devoir répondre à des questions que nous posons souvent à nos propres clients, et nous a mis dans leur propre situation, les contraintes de taille d’organisation en moins.
Ce fut également une démarche fédératrice dans laquelle chacun d’entre nous s’est investi et que nous devons désormais faire perdurer collectivement dans une optique d’amélioration continue.
Quelles perspectives dans le cadre de notre activité de cabinet de conseil et d’assistance à maîtrise d’ouvrage ?
En tant qu’acteur spécialisé dans le cycle de vie et de la gouvernance de l’information, nous pensons pouvoir contribuer utilement au développement du Numérique Responsable chez nos clients.
N’intervenant que marginalement sur les considérations purement techniques, nous laissons le soin aux équipes concernées de porter ces aspects.
Toutefois dans le cadre d’interventions de cadrage de nouveaux dispositifs de dématérialisation et d’aide au choix de solutions, nous pouvons conseiller à nos clients des solutions ou des conditions de mise en œuvre en adéquation les enjeux du Numérique Responsable.
Nous pouvons aussi contribuer à améliorer la maîtrise du cycle de vie des documents numériques qui constitue un levier essentiel pour aller vers un système d’information allégé et durable et diminuer, ou du moins maîtriser, la consommation de ressources des datacenters.
Pour cela, il est difficile de ne compter que sur les esprits conscients des enjeux et les bonnes volontés. De ce fait, une démarche Numérique Responsable et plus largement de gouvernance de l’information induit des prises de décisions fortes et formalisées, un pilotage continu et un effort d’accompagnement conséquent des utilisateurs.
Nous espérons ainsi valoriser l’expérience acquise et notre expertise historique pour intégrer les enjeux du NR à leur juste place parmi ceux associés à la gouvernance de l’information :
| En amont des projets | Repérage et priorisation des gisements de données à fort potentiel d’optimisation Formalisation de politiques et d’instructions NR intégrées avec les autres politiques du numérique en place (sécurité, conservation, …) Aide au choix de solutions plus respectueuses des enjeux NR Intégration de critères NR dans le cadre de l’évaluation d’un dispositif existant ou à mettre en œuvre (audit, diagnostic et préconisations) |
| Durant les projets | Choix d’outils adaptés aux différentes étapes du cycle de vie de l’information et permettant d’optimiser l’usage des ressources numériques disponibles Contribution au déchargement / décommissionnement des applications en fin de vie / inutilisées Éco-conception des outils de dématérialisation, de GED et d’archivage Intégration d’indicateurs de performance NR parmi les outils de pilotage et de supervision mis en œuvre |
| Phases de run / Amélioration continue | Valorisation des règles et bonnes pratiques Suivi des indicateurs et gestion des outils de pilotage NR Pilotage et conduite d’opérations d’accompagnement des utilisateurs aux bonnes pratiques Animation d’opérations de clean-up numérique avec l’appui d’outils appropriés |