Bonnes pratiques Numérique Responsable à l’échelle d’une TPE : notre retour d’expérience

Méthode  –  Panorama des pratiques  –  Facteurs clés de succès  –  Perspectives 

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Akompano est une société de conseil et d’assistance à maîtrise d’ouvrage spécialisée dans la transformation numérique. Elle est composée de 8 consultants dont 2 associés, qui interviennent pour des entreprises privées et des établissements publics à toutes les étapes de projets de mise en œuvre de processus de dématérialisation / numérisation, de traitement dématérialisé des documents numériques / workflow, de gestion électronique de documents ou encore d’archivage électronique et de records management.

Début 2023, nous nous sommes engagés dans une démarche Numérique Responsable avec la conviction que, pour accompagner nos clients de manière crédible sur ce thème, nous devions d’abord appliquer ces principes à nos propres usages. Nous avons ainsi obtenu le label Numérique Responsable Niveau 1 de l’Agence Lucie, que nous venons de renouveler début 2026.

Dans ce cadre, nous avons mis en place, en interne, un ensemble de bonnes pratiques NR, en complément d’une politique responsable d’achat, d’entretien et de gestion de fin de vie du matériel, indispensable à toute démarche NR cohérente.
Notre retour d’expérience vise à partager non seulement ces pratiques, mais également la méthode qui a permis leur appropriation par l’ensemble de l’équipe.

Méthode : de la théorie à l’appropriation collective

La démarche s’est construite de manière progressive et participative.

Une première liste de bonnes pratiques Numérique Responsable a été établie à partir de sources de référence, notamment les recommandations de l’ADEME.

Cette base de travail a ensuite été soumise à l’équipe pour relecture, enrichissement et avis. Les retours ont été partagés lors d’une réunion collective, permettant de stabiliser une première version du référentiel de bonnes pratiques NR.

Un an plus tard, une enquête interne a été menée afin :

• d’évaluer le niveau d’appropriation des pratiques,
• d’identifier celles restant peu appliquées,
• et de comprendre les éventuels freins à leur adoption.

L’analyse des résultats a conduit à la mise en place d’un plan de communication ciblé visant à renforcer l’ancrage des pratiques les moins intégrées dans les habitudes quotidiennes. Aujourd’hui, la diffusion des bonnes pratiques prend notamment la forme de brèves régulièrement partagées par le référent Numérique Responsable.

Enfin, une revue annuelle permet de mettre à jour le référentiel et de l’enrichir progressivement de nouvelles thématiques.

Panorama des pratiques vertueuses mises en œuvre

1. Réduction du matériel et des usages papier

L’objectif est de limiter au maximum le recours au papier et aux équipements non indispensables.

Akompano s’inscrit aujourd’hui dans une logique proche du « zéro papier » : l’impression est réservée aux cas strictement nécessaires, notamment à la demande explicite de clients ou partenaires. Concrètement, hormis les deux associés pour des besoins administratifs spécifiques, aucun consultant n’est équipé d’une imprimante professionnelle.

2. Allongement de la durée de vie des équipements

Prolonger la durée de vie des équipements constitue un levier majeur de réduction de l’empreinte environnementale du numérique.

En complément d’une politique d’achat privilégiant un matériel durable, labellisé et disposant de périodes de garanties longues (au moins 4 ans), nous encourageons l’activation des paramètres système d’activation des options d’économie d’énergie des PC, par exemple :

• réduction de la luminosité et activation des modes d’économie d’énergie,
• extinction automatique de l’écran après une période d’inactivité (la veille consommant encore 20 à 40 % de l’énergie),
• extinction complète et débranchement des équipements en fin de journée.

Ces paramètres permettent bien sûr de réduire la consommation d’électricité mais contribuent également à préserver les équipements, en particulier la batterie et l’écran.

3. Limitation des flux de données

La sobriété numérique repose également sur une attention portée aux usages quotidiens :

• synchroniser uniquement les dossiers réellement nécessaires sur son poste de travail depuis le Cloud,
• désactiver la caméra par défaut lors des réunions à distance lorsque cela est pertinent,
• privilégier les connexions filaires ou Wi-Fi plutôt que la 4G,
• optimiser sa navigation web (favoris, saisie directe des URL, mots-clés précis, fermeture des onglets inutiles, limitation des métamoteurs).

4. Réduction des volumes d’informations stockées et échangées

Un effort particulier a été mené sur la gestion des e-mails et des espaces de stockage.

Alléger la messagerie :

• se désabonner des newsletters non lues,
• supprimer régulièrement les messages inutiles,
• classer les e-mails importants par thématique,
• mettre en place des règles automatiques (notamment pour les spams),
• vider régulièrement la corbeille.

Alléger les échanges :

• privilégier les liens vers des espaces partagés plutôt que les pièces jointes,
• compresser les fichiers ou utiliser des services de dépôt temporaire,
• cibler précisément les destinataires (multiplier par dix les destinataires peut quadrupler l’impact environnemental),
• utiliser des signatures sans image pour les échanges internes,
• privilégier la messagerie instantanée pour les échanges courts.

Alléger les espaces de stockage :

Chaque collaborateur consacre au moins une journée de travail par an à une opération de clean-up numérique, planifiée librement selon sa charge de travail.

Ces opérations visent à supprimer, dans les messageries et espaces partagés, les documents et messages devenus inutiles, notamment ceux liés à des prestations terminées.

Pour faciliter cette démarche :

• un rappel annuel est envoyé par le référent NR (généralement en juillet, période plus favorable),
• un mode opératoire précise les règles et consignes de tri,
• un référentiel de conservation permet d’identifier les documents à conserver, archiver ou éliminer.

5. Gestion raisonnée des logiciels et services

Une attention particulière est portée à la pertinence des outils numériques utilisés :

• inventaire régulier des logiciels et applications,
• résiliation des solutions non utilisées ou non indispensables,
• sélection d’outils favorisant une dématérialisation efficace tout en respectant les enjeux de sécurité et de protection des données.

Facteurs clés de succès

Deux leviers se sont révélés déterminants dans l’appropriation durable des bonnes pratiques.

• Responsabilisation et accompagnement des collaborateurs

Chaque collaborateur a signé une Charte d’utilisation du système d’information d’Akompano, à la fois engageante et structurante.

Les consultants ont été associés dès l’origine à l’identification des pratiques, favorisant leur compréhension et leur acceptation. Des rappels réguliers sont réalisés en réunion d’équipe ou via des communications ciblées. De plus, ils sont invités à se former au NR et à passer le Certificat de Connaissance Numérique Responsable de l’INR (Institut du Numérique Responsable). A ce jour 5 consultants sur 8 sont certifiés.

Une enquête annuelle permet enfin de mesurer l’appropriation réelle des pratiques, de les ajuster si nécessaire, voire d’abandonner celles dont la pertinence ou l’efficacité s’avère limitée.

• Automatisation des règles lorsque cela est possible

Le second facteur clé de succès réside dans l’automatisation des règles dès lors que c’est possible, afin de ne pas faire reposer la démarche uniquement sur la bonne volonté individuelle.

Par exemple :

• limitation automatique du nombre de versions sur SharePoint,
• étude en cours sur la suppression automatique des e-mails restés plus de six mois dans la boîte de réception sans classement.

Perspectives

Dans le cadre de nos prestations, nous encourageons la mise en place d’espaces partagés avec nos clients afin d’éviter la duplication et la dispersion de l’information, contribuant ainsi à une gestion plus responsable des données.

Nous poursuivons également l’enrichissement de notre référentiel de bonnes pratiques, notamment sur des thématiques encore peu explorées :

• Accessibilité

L’accessibilité numérique constitue un axe de progrès permettant de concilier inclusion, qualité d’usage et responsabilité numérique.

• Intelligence artificielle et sobriété numérique

Le développement rapide des usages de l’intelligence artificielle soulève de nouveaux enjeux environnementaux. L’IA étant loin d’être neutre du point de vue du Numérique Responsable, nous interrogeons progressivement nos pratiques afin d’identifier des usages réellement pertinents.

Nos réflexions s’orientent notamment autour de plusieurs principes :

• questionner la nécessité de chaque cas d’usage,
• éviter la surconsommation de calculs et les expérimentations inutiles,
• supprimer régulièrement les données et tests non exploités,
• privilégier, lorsque cela est pertinent, des solutions d’IA sobres et souveraines.

Il est probable que de nouvelles bonnes pratiques NR liées à l’IA viennent prochainement enrichir notre tableau des bonnes pratiques NR.

Enfin, nous intégrons systématiquement les enjeux de sobriété numérique dans les politiques de gouvernance documentaire et d’archivage dont nous accompagnons la mise en œuvre chez nos clients.

Cela se traduit notamment par :

• la définition de bonnes pratiques NR applicables aux politiques documentaires,
• l’accompagnement d’opérations de tri et de clean-up,
• la mise en place de stratégies de conservation et d’archivage responsables,
• le traitement des arriérés documentaires,
• le décommissionnent d’applications devenues obsolètes.

Nous aurons l’occasion de revenir plus en détail sur ces sujets dans nos prochains articles.